Prazos do Departamento Pessoal que sua empresa deve acompanhar
Manter os prazos do Departamento Pessoal em dia é fundamental para evitar atrasos, retrabalho e problemas no cumprimento das obrigações trabalhistas. Admissões, férias, afastamentos, desligamentos e informações da folha de pagamento precisam ser comunicados e processados dentro dos prazos corretos.
Além dos prazos legais, a empresa também precisa manter uma boa comunicação com a contabilidade. Quando as informações chegam em cima da hora, aumenta o risco de erros no eSocial, na folha de pagamento e na emissão das guias.
Por que os prazos do Departamento Pessoal são importantes?
O Departamento Pessoal reúne diversas informações que precisam ser enviadas aos sistemas do Governo dentro de datas específicas. Entre elas estão admissões, alterações contratuais, afastamentos, folha de pagamento e desligamentos.
Por isso, não basta informar a contabilidade somente no momento em que determinado evento acontecer. O ideal é que a empresa tenha um processo interno para comunicar essas movimentações com antecedência.
Admissão de funcionários
A contratação de um novo funcionário deve ser comunicada à contabilidade antes de o empregado iniciar suas atividades.
Como regra geral, as informações da admissão do empregado devem ser enviadas ao eSocial até o dia imediatamente anterior ao início da prestação dos serviços.
Por isso, o ideal é encaminhar os documentos do novo colaborador à contabilidade com alguns dias de antecedência para que seja possível conferir os dados e realizar o cadastro corretamente.
O que informar na admissão?
- dados pessoais do funcionário;
- data de admissão;
- cargo e função;
- salário;
- jornada de trabalho;
- local de trabalho;
- informações necessárias para o registro trabalhista.
Férias dos funcionários
As férias também precisam ser planejadas com antecedência. A empresa deve acompanhar os períodos aquisitivos e concessivos de cada funcionário para evitar vencimentos e problemas na programação.
Além da organização interna, o pagamento da remuneração das férias deve observar o prazo legal aplicável. O eSocial informa que a remuneração deve ser paga até dois dias antes do início do período de férias.
Por isso, a empresa não deve comunicar as férias à contabilidade na véspera. Quanto antes a programação for informada, maior a segurança para preparar os cálculos e documentos necessários.
Desligamento de funcionários
Quando houver decisão de desligar um funcionário, a contabilidade também deve ser avisada imediatamente.
É necessário analisar o tipo de desligamento, aviso-prévio, saldo de salário, férias, 13º salário, FGTS e demais verbas que possam compor a rescisão.
A comunicação antecipada permite verificar os procedimentos necessários antes de concluir o desligamento e reduz o risco de informações incorretas no eSocial e nos documentos rescisórios.
Afastamentos e atestados médicos
Atestados, afastamentos por doença, acidente e outras ocorrências que alterem a rotina do funcionário também devem ser enviados ao responsável pelo Departamento Pessoal assim que forem recebidos.
Alguns afastamentos precisam ser informados ao eSocial e podem ter reflexos na folha de pagamento, benefícios previdenciários e obrigações da empresa.
Por isso, manter atestados guardados para enviar somente no fechamento da folha não é uma boa prática.
Alterações de salário, cargo ou jornada
Mudanças relacionadas ao contrato de trabalho também precisam ser comunicadas antes de serem implementadas.
Entre os exemplos estão:
- alteração de salário;
- mudança de cargo ou função;
- mudança de horário ou jornada;
- transferência de estabelecimento;
- alterações contratuais.
Essas informações podem gerar atualizações cadastrais e contratuais no eSocial e também podem influenciar a folha de pagamento.
Fechamento da folha de pagamento
Outro prazo que merece atenção é o fechamento mensal da folha.
A empresa deve estabelecer uma data interna para encaminhar à contabilidade todas as movimentações do mês, incluindo:
- horas extras;
- faltas;
- atrasos;
- comissões;
- adicionais;
- atestados;
- descontos;
- benefícios;
- premiações e outras verbas.
Criar um prazo interno anterior ao fechamento da folha ajuda a reduzir correções posteriores.
Prazo do FGTS
Além das movimentações dos funcionários, a empresa também precisa acompanhar os vencimentos das obrigações relacionadas à folha.
Atualmente, o recolhimento mensal do FGTS por meio do FGTS Digital vence, como regra geral, no dia 20 do mês seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores. Quando não houver expediente bancário no dia 20, o vencimento é antecipado para o dia útil anterior.
Crie um calendário do Departamento Pessoal
Uma das maneiras mais simples de evitar atrasos é manter um calendário compartilhado entre a empresa e a contabilidade.
Nele podem ser registrados previamente:
- admissões programadas;
- início de férias;
- retorno de férias;
- término de contratos de experiência;
- afastamentos;
- desligamentos;
- alterações salariais;
- fechamento da folha;
- vencimentos das obrigações trabalhistas.
Esse controle simples melhora a comunicação e reduz situações em que a contabilidade recebe uma informação somente depois que o prazo já terminou.
Não deixe para comunicar a contabilidade na última hora
Um dos principais cuidados no Departamento Pessoal é entender que data limite não deve ser considerada como data ideal para enviar informações à contabilidade.
Mesmo quando uma obrigação possui um prazo legal específico, o escritório contábil precisa de tempo para analisar documentos, conferir informações, realizar cálculos e transmitir os eventos necessários.
Por isso, empresas que criam prazos internos e comunicam previamente as movimentações conseguem manter suas rotinas trabalhistas muito mais organizadas.
Como a PEV Contabilidade pode ajudar
A PEV Contabilidade Digital auxilia empresas na organização das rotinas do Departamento Pessoal, acompanhando admissões, férias, folha de pagamento, afastamentos, rescisões e demais obrigações trabalhistas.
Com uma comunicação organizada entre empresa e contabilidade, é possível reduzir atrasos, evitar retrabalho e manter as informações dos funcionários sempre atualizadas.
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Conclusão
Acompanhar os prazos do Departamento Pessoal é responsabilidade importante de qualquer empresa que possui funcionários. Admissões, férias, desligamentos, afastamentos e movimentações da folha não devem ser tratados somente quando o prazo estiver terminando.
Com planejamento, um calendário compartilhado e comunicação antecipada com a contabilidade, a empresa consegue manter suas obrigações trabalhistas organizadas e reduzir o risco de erros e atrasos.